Gli enti conservatori degli archivi che intendano partecipare a Carte da legare e pubblicare nel sito i risultati del loro lavoro devono presentare un progetto di riordinamento ed inventariazione della documentazione e/o di schedatura delle cartelle cliniche con il software ArcanaMente alla Soprintendenza archivistica competente per territorio, concordando con essa le modalità di intervento sull'archivio e di partecipazione al progetto nazionale.
Per accedere ai contributi la richiesta deve essere presentata alla Soprintendenza entro il 31 gennaio dell'anno precedente a quello di riferimento. La Soprintendenza potrà inserire il progetto anche come intervento diretto nella propria proposta di piano di spesa per l'anno di riferimento. Alla Direzione generale archivi, entro il 28 febbraio, si possono invece presentare domande di finanziamento per progetti di ricerca, riordino e inventariazione. Per le modalità di richiesta e i criteri di assegnazione si veda il decreto del 25 marzo 2015.
Per progetti che prevedono la schedatura delle cartelle cliniche la Direzione generale archivi rilascia l'autorizzazione all'uso gratuito del software ArcanaMente, fornisce la documentazione manualistica e garantisce la formazione necessaria, soprattutto in funzione dell'uniformità dei criteri di rilevazione dei dati, elemento indispensabile per l'affidabilità della loro consultazione nel sito.
